Notulen ALV 22 mei 2014

 

Verslag Ledenvergadering 22 mei 2014

 

  1. Opening, mededelingen, vaststellen aantal stemmen

1a. Opening en mededelingen 

Piet stelt het bestuur voor: John Peeters financieel administratief beheer, Brenda van den Berk (notulen) en Piet van der Rijt technisch beheer.

1b. Benoemen van de voorzitter van de vergadering.

De leden stemmen in met het voorstel Piet van der Rijt te benoemen tot voorzitter van de vergadering.

1c. Stemmenaantal

Het aantal stemmen inclusief machtigingen is 24. Dit betekent dat er geen rechtsgeldige besluiten genomen kunnen worden vanwege een tekort aan stemmen (het minimum aantal stemmen is 31). Binnen 6 weken zal er een nieuwe Algemene Ledenvergadering (hierna ALV) georganiseerd worden, waarbij ongeacht het aantal aanwezige stemmen rechtsgeldige besluiten genomen kunnen worden. De tijdens deze vergadering besproken onderwerpen en genomen besluiten zullen formeel worden bekrachtigd tijdens deze 2e Algemene Ledenvergadering. Dit is conform het modelreglement bij splitsing in appartementsrechten van 2 januari 1992.

1d. Vaststellen incassoprocedure en te nemen besluiten over vorderingen.

Dit betreft een vast agendapunt bij elke ALV. De vergadering stemt in met de incassoprocedure. Dit zal formeel worden vastgesteld tijdens de 2e ALV.

De vergadering stemt in dat vorderingen niet worden omgeslagen over de andere eigenaren. Dit zal formeel worden vastgesteld tijdens de 2e ALV.

M.b.t. de incassoprocedure merkt Henk Kwant op dat incassokosten van minimaal € 40,= niet of nauwelijks worden betaald. Hij vraagt hier meer aandacht voor.

 

2. Vaststelling agenda

Er wordt een agendapunt toegevoegd.

7a. Plaatsen GSM-antennes

7b. Aansluitpunten auto-oplaadpaal

De agenda wordt vastgesteld.

 3. Notulen vorige algemene vergadering

3a. Vaststellen tekst notulen en ondertekening door de voorzitter 

Piet neemt de notulen van 4 april 2013 op hoofdlijnen door met de aanwezigen. De notulen worden zonder wijzigingen vastgesteld. De voorzitter zal de notulen ondertekenen.

3b.  Actielijst

Ad 1) Balkonramen en balkonconstructie

Voor de balkonramen en de aluminium balkonconstructie is er in 2013 een inspectie uitgevoerd en zijn er enkele kleine herstelwerkzaamheden verricht. Vanuit het bestuur was er echter onvoldoende vertrouwen in het betreffende bedrijf voor het verstrekken van een opdracht voor het vervangen van onderdelen.

Aan een andere dealer van het Lumon-systeem is een prijsopgave gevraagd voor onderhoud en herstel. Dit voorstel wordt bij agendapunt 5b, het MOP behandeld.

Ad 2) Camera

De vergadering heeft vorig jaar april 2013 een besluit genomen om maximaal € 2.500,= van het positieve exploitatieresultaat 2012 te besteden aan het plaatsen van (bewakings)-camera’s voor het parkeerterrein. De kosten die gemoeid gaan met het plaatsen van camera’s komen echter ruimschoots boven dit bedrag uit. Het bedrag van € 2.500,= is dus niet benut. Er wordt niets afgeboekt t.l.v. de algemene reserve.

Ad 2)  Plaatsen bloembak hoek Korianderstraat 100-110

Voor het plaatsen van een bloembak is medio 2013 contact opgenomen met de gemeente. Vanuit het leefbaarheidbudget kon hier helaas geen invulling aan gegeven worden. De bloembak die op de hoek Melissekade / Korianderstraat is geplaatst had de gemeente over. Theo Kleinegris vraagt wie de bloembak onderhoud. Piet geeft aan dat het onderhoud van de bloembak een verantwoordelijkheid is van de VvE. De tuinman heeft onlangs een aantal planten vervangen.

4.  Financiële zaken 2013

4a. Toelichting jaarrekening 2013

John Peeters vraagt voorafgaand of er vragen en/of opmerkingen zijn over de jaarrekening 2013. Er zijn geen vragen vanuit de ALV. Vorig jaar is er een derde spaarrekening geopend om het spaarsaldo te spreiden. Het geld kan niet in een deposito omdat je in geval van hoge uitgaven over je liquide middelen moet kunnen beschikken. Henk Kwant vraagt of er een vierde spaarrekening wordt geopend, gezien het huidige spaarsaldo.

4b. Verklaring kascommissie

Henk Kwant en Lionel Wille hebben de financiële administratie van 2013 gecontroleerd en akkoord bevonden. Marc Pijlgroms vraagt of de werking van het 4-ogenprincipe is gecheckt aan de hand van de financiële procedure. Dit heeft inderdaad plaatsgevonden in 2013 alleen niet 1 x per kwartaal.

4c. Vaststellen jaarrekening 2012 en dechargering bestuur 

De vergadering stemt in met de jaarrekening 2013. Tijdens de volgende ALV zal de jaarrekening 2013 formeel worden vastgesteld en het bestuur worden gedechargeerd.

4d. Bestemming exploitatieresultaat

Het exploitatieresultaat is € 1.821,= negatief. Dit wordt veroorzaakt door minderopbrengsten en ontvangen rente. Daarnaast is er een bedrag afgeboekt vanwege oninbare oude vorderingen. Marco Pannekoek vraagt wat er gebeurt met openstaande vorderingen als mensen gaan verhuizen. Eventuele betalingsachterstanden worden doorgegeven aan de notaris t.b.v. de overdracht.

Het negatieve exploitatieresultaat wordt afgeboekt van de Algemene reserve. Tijdens de volgende ALV zal dit voorstel formeel worden vastgesteld.

5.  Technisch beheer 

 Voorafgaand aan de agendapunten heeft Piet een aantal opmerkingen.

  • Onderhoud aan ramen en kozijnen: dit is bedroevend, met name op straatniveau aan de Melissekade. Het wekt de indruk dat sommige appartementen onbewoond zijn. Dit geeft een negatieve uitstraling aan het appartementencomplex. In het huishoudelijk reglement staat dat men zelf verantwoordelijk is voor het onderhoud aan ramen en kozijnen. Gerard Smelt vermeldt dat op de rubbers van de profielen van de glaspanelen mos groeit. Hier is ook lastig bij te komen en daarnaast ontstaat er na zoveel jaar natuurlijke vervuiling. Hij vraagt of het mogelijk is om dit met een hogedrukspuit te laten reinigen. Piet zal bij de eerstvolgende glasbewassing, dat uitgevoerd wordt met een hoogwerker, voorstellen om de ramen / valschermen (straatkant) te laten reinigen.
  • In juni 2014 zal er een ronde gemaakt worden i.v.m. schilderswerkzaamheden. Het bestuur zal de betreffende bewoners hierop aanspreken en eventueel in gebreke stellen als zij geen gehoor geven aan het verzoek de ramen en kozijnen te onderhouden. Vanuit de vergadering wordt aangegeven dat de ramen van het trappenhuis aan de parkeerkant erg smerig zijn. Volgens Piet wordt dit 1 x in de 3 maanden schoon gemaakt. Hij zal dit controleren.

 

  • Plaatsen van fietsen op de parkeerplaats: er ontstaat een wildgroei aan fietsen op de parkeerplaatsen. Laatst waren er ook fietsen omgevallen waardoor er mogelijk auto’s beschadigd kunnen worden. Bewoners zullen vanuit het bestuur hierop worden aangesproken met het verzoek fietsen in de berging te plaatsen. Er wordt vanuit de vergadering verzocht of er geen fietsenrek onder het logeerappartement geplaatst kan worden. Volgens Mike Sensen is het moeilijk hard te maken om fietsen daadwerkelijk te verwijderen. Piet zal een aankondiging ophangen en fietsen labelen die lang en mogelijk ongebruikt op de parkeerplaats staan. In het reglement staat dat de parkeerplaats bestemd is voor auto’s/motorvoertuigen en niet voor andere zaken, zoals fietsen of aanhangers, etc. Wanneer er meer dan een auto op de parkeerplek wordt geplaatst, zoals bijvoorbeeld een motor, dan is de parkeerplek eigenlijk te klein waardoor anderen last kunnen hebben met in- en uitparkeren. Als bewoners hinder ondervinden dan kunnen ze dit het beste eerst met de betreffende bewoner/eigenaar opnemen.

 

  • Overlast hangjongeren: het verzoek is om overlast van hangjongeren te blijven melden aan de politie en/of het bestuur, telefonisch of per email. Marc Pijlgroms heeft onlangs gebeld vanwege overlast en kreeg te horen dat er vanuit het gehele complex slechts 2 personen zijn die bellen. De gemeente is op de hoogte en vorig jaar is zelfs de burgemeester langs geweest. De politie onderneemt alleen actie als er wordt gebeld. Michael Dron is wijkagent jeugd.
  • Het emailadres is: Michael.Dron@utrecht.politie.nl
  • Janien Haars is ook wijkagent. Het emailadres is: janien.haars@utrecht.politie.nl

Piet verzoekt de vergadering om bij een email aan de wijkagent, een cc aan het bestuur (bestuur@deleidschelijn.nl) te sturen om een dossier op te kunnen bouwen.

  •  Bbq’n: het complex leent zich er niet voor om op balkon of terras te bbq’n, omdat het overlast veroorzaakt. Dit staat ook in de reglementen.
  • Schilderen van balkonmuren en –plafond: er is tijdens een ALV een besluit genomen om de balkonmuren en –plafonds alleen te schilderen aan voorgeschreven en vastgestelde RAL-kleuren. Dit zijn:
    • RAL-kleur 9010 (wit) voor het plafond
    • RAL-kleur 7038 (grijs) voor de muren

 

5a. Dagelijks- en periodiek onderhoud

  •  Hang- en sluitwerk deuren: recent is er onderhoud verricht aan het hang- en sluitwerk en is de schade aan een brievenbusunit hersteld. Piet verzoekt tevens om schade te melden. Bij een portiek aan de Melissekade was de deurstopper weg waardoor er een gat in de muur ontstond. Niemand heeft de schade gemeld.
  • Periodieke schoonmaak: er is geen aanleiding om het 2-wekelijks schoonmaak-programma te wijzigen. De inloopmatten in de hallen zijn onlangs gestoomd en de leisteenvloeren hebben een opknapbeurt gehad.
  • Hydrofoorinstallatie: de pompen oorspronkelijk bestemd voor het huishoudwater zijn verwijderd. Dit levert jaarlijks een besparing op van € 750,=. De kosten voor het omleggen van leidingen kost eenmalig € 1.100,= maar is verrekend met de reeds betaalde onderhoudskosten 2014.
  • Onderhoud hekwerk: halfjaarlijks wordt er onderhoud verricht. Eind 2014 moeten waarschijnlijk de geleidewielen worden vervangen. De kosten hiervoor bedragen ca.
  • € 1.000,=.
  • Vervangen en herstel lampen: recent is een groot aantal lampen in de algemene ruimten vervangen en zijn er enkele herstelwerkzaamheden, o.a. aan de verlichting uitgevoerd. Het blijkt dat het binnenwerk van diverse armaturen in de algemene ruimten en van de TL-armaturen in de carports slecht zijn. Voor vervanging van deze armaturen, zie toelichting MOP.
  •  Liftonderhoud: periodiek vindt onderhoud plaats. Recent is er een belangrijk onderdeel in 1 van de 5 liften vervangen. De kosten hiervoor bedroegen ca € 4.000,=. Eind van het 3e kwartaal 2014 worden de liften gekeurd. Deze kosten zijn begroot voor 2014.

5b. Meerjarenonderhoudsplan

  • Balkonramen/balkonpui: het bestuur vraagt de vergadering in te stemmen met het laten uitvoeren van het onderhoud aan de balkonramen/balkonpui en het laten aanbrengen van een plafondafdichting en daarvoor het bestuur te machtigen de opdracht te verstrekken. De kosten voor deze herstel- en vervangingsbeurt komen ten laste van het MOP en bedragen voor 2014 € 17.970,=. Dit betreft een eenmalige actie. Het bestuur kan de opdracht verstrekken, de vergadering gaat akkoord.
  •  Schilderwerk, meerjarenonderhoud: Voor dit jaar (2014) staat in ieder geval het buitenschilderwerk op het programma dat het meest te leiden heeft van weersinvloeden. Dit betreft de ramen, kozijnen en deuren van de terraswoningen (parkeerplaatszijde). Melissekade 335-345. Voor een meerjarencontract is er contact gelegd met een adviesbureau, gevolgd door een afspraak met een schildersbedrijf dat veel ervaring heeft met VvE’s. Een meerjaren contract (10 jaar) heeft veel voordelen en wordt vooral ook door de overkoepelende VvE-organisatie (VvE-Belang) geadviseerd. Bij een dergelijk contract wordt jaarlijks het schilderwerk gecontroleerd en indien nodig bijgewerkt of de planning wordt aangepast. Het bestuur vraagt de vergadering in te stemmen met het meerjaren onderhoud en als het bestuur akkoord kan gaan met de offerte het bestuur te machtigen de opdracht te verstrekken. De kosten voor het schilderen komen ten laste van het MOP. De kosten voor 2014 bedragen ca. € 25.000,= en voor 2015 ca € 100.000,=.

Het bestuur kan de opdracht verstrekken, de vergadering gaat akkoord.

  •  Vervangen verlichtingsarmaturen in fasen: met een verlichtingsadviesbureau is vervolgens contact gelegd en is een advies met kostenopgave ontvangen voor het vervangen van de armaturen. Het vervangen van de armaturen betekent meteen dat er in bepaalde gevallen sprake zal zijn van een besparing op de energiekosten omdat in die gevallen de lampen vervangen worden door LED-verlichting. Tevens zal door de dichte armaturen het schoonmaakonderhoud makkelijker en minder arbeidsintensief worden. De vervanging van armaturen zal in fasen plaatsvinden. De TL-armaturen bij carports en onder de balkons in 2014 worden als eerste vervangen. Het bestuur vraagt de vergadering in te stemmen met het gefaseerd vervangen van de verlichtingsarmaturen en het bestuur te machtigen de opdracht te verstrekken. De kosten voor het vervangen van de armaturen komen ten laste van het MOP. De kosten voor 2015 bedragen ca. € 1.900,= en voor 2016 ca. € 14.000,=.

 

De vergadering is akkoord met het aangepast MOP. Tijdens de volgende ALV zal het MOP formeel worden vastgesteld.

 

6. Financiële zaken 2014

 6a. Toelichting begroting 2014

John licht de begroting 2014 toe. Het onderhoud groenvoorziening is verhoogd naar € 5.000,=. De reservering groot onderhoud is voor dit jaar verlaagd met ongeveer 20%. Dit was mogelijk vanwege de goede financiële positie van de VvE. De nieuwe servicebijdrage, zie punt 6b, blijft hierdoor op een schappelijk niveau.

 6b. Toelichting berekening servicebijdrage 2014

John licht de berekening toe a.d.h.v. de toelichting. In het verleden zijn er door het toenmalige bestuur berekeningen gemaakt met in achtneming van de regels rond de verdeelsleutel, zoals vastgelegd in de splitsingsakte.

Volgens de splitsingsakte, zoals nu geïnterpreteerd, worden de uitgaven voor kleine schilderskosten, kleine bouwkundige reparaties, hydrofoor onderhoud en de reservering groot onderhoud omgeslagen per appartementsverdeelsleutel. Alle andere kosten worden gelijk verdeeld (1/60ste per appartement), m.u.v. de liftkosten (1/46ste per appartement) en de kosten voor het parkeerterrein (1/74ste per appartement). Deze berekening is een juiste interpretatie van de regels en wordt in de toekomst doorgevoerd.

 Voor 2014 wordt de VvE bijdrage berekend aan de hand van de definitieve exploitatierekening van 2013. Dit houdt in dat de appartementsbijdragen jaarlijks kunnen veranderen, afhankelijk van de resultaten van de laatste definitieve exploitatierekening. Dit houdt in dat voor enkele eigenaren de maandelijkse bijdrage iets zal zakken en voor een aantal anderen zal de bijdrage iets stijgen.

 

Piet vult ter toelichting aan dat er bij de aanvang van het gebruik van het financiële beheerprogramma Twinq in 2012 verschillen waren met de verdeelsleutels van de vorige berekening van de servicebijdragen. Deze aanpassing is een eenmalige actie om verschillen te corrigeren.

De berekening is zowel in Excel als in Twinq gedaan en geeft nu dezelfde uitkomsten. Henk Kwant heeft de Excel spreadsheet gecontroleerd.

De nieuwe bedragen worden ingevoerd per 1 juni 2014.

 

6c. Vaststellen begroting 2014

De vergadering gaat akkoord met de begroting 2014 en de berekening servicebijdrage 2014. Tijdens de volgende ALV zal de begroting 2014 formeel worden vastgesteld.

 

6d. Benoeming kascommissie 2014

Henk Kwant geeft aan niet langer deel uit te maken van de kascommissie voor 2014. Hans van Wees geeft aan samen met Lionel Wille de kascommissie 2014 te doen.

 

7a. Plaatsing GSM antennes

Vanuit het bestuur is medio 2013 een afvaardiging naar de informatieavond gegaan waarin informatie is verstrekt over het verplaatsen van de GSM-zendmast Kruidenlaan. Deze mast is tijdelijk verplaatst naar een locatie achter de bibliotheek maar deze zal in 2015 wederom een andere plaats moeten krijgen. Het blijkt dat de meest ideale plaats voor de antennes het dak van ons appartementencomplex is, vooral het hoogste deel (7 hoog). Er is meer ervaring met het plaatsen van deze antennes. Het plaatsen van dergelijke antennes heeft geen gevolgen voor gezondheid of geeft storing aan apparaten. Vanuit het bestuur is vervolgens gesproken met medewerkers van het Antennebureau van de Rijksoverheid (soort postbus 51 bureau). Dit bureau kan indien gewenst een informatie avond verzorgen.

 

Er zijn 3 providers die een dergelijke antenne willen plaatsen. Min of meer gelijk aan de antennes op het appartement bij het beginpunt van de Langerakbaan. Als het niet mogelijk is om een antenne op ons dak te plaatsen dan zal een andere (minder geschikte) locatie gezocht worden. Bijvoorbeeld het dak van de naastgelegen school. Het enige nadeel van antennes op het dak is het aangezicht. Het voordeel indien wij plaatsing op ons dak toestaan is van financiële aard. Op dit moment liggen er van de 3 providers een huurvoorstel voor 10 jaar met een huuropbrengst voor de VvE van € 16.500,-. Dit bedrag is echter nog niet volledig uitonderhandeld. Piet denkt eerder aan een bedrag van € 19.000,= per jaar. Ook is nog niet duidelijk of de dakconstructie zich hiervoor leent. In het geval de VvE besluit om een stuk dak te verhuren voor het plaatsen van de antennes dan zal de jaarlijkse huuropbrengst een zeer gunstig effect hebben op het jaarlijkse exploitatiebedrag. De maandelijkse bijdragen zullen dan aanzienlijk lager worden. Afhankelijk van het appartement betekent dit een verlaging van de maandelijkse bijdragen van ca. € 25 tot ca. € 35. Aan het plaatsen van de mast zijn voor de VvE geen kosten gemoeid.

 Vanuit de vergadering wordt aangegeven dat de verkoopwaarde van de woning mogelijk kan verminderen bij het plaatsing van antennes op het dak.

 De vergadering gaat niet akkoord met een principebesluit / mandaat om, indien het bestuur met de providers tot overeenstemming komt over de huurkosten, voorwaarden en antenneconstructie, een huurovereenkomst voor 10 jaar aan te gaan.

 

De vergadering stelt voor om een informatieavond te organiseren zodra de providers een business case hebben opgesteld waarin meer bekend is over:

    • Eventuele gevolgen voor de gezondheid
    • Het aanzicht van het complex
    • Mogelijke waardedaling van de appartementen
    • Technische details / consequenties voor de dakconstructie.

 

7b. Oplaadpunt auto

Eén eigenaar heeft mogelijk in de toekomst behoefte aan een aansluitpunt om een auto te kunnen opladen. De kosten voor zo’n aansluitpunt komen volledig t.l.v. de eigenaar. Vanuit de vergadering komt de vraag waarom dit op de agenda wordt geplaatst als maar één bewoner deze behoefte heeft. Piet geeft aan dat een aantal VvE’s hier op inspelen omdat er meer bewoners wellicht een elektrische auto willen aanschaffen. De vraag is waar een aansluitpaal/aansluitpunt moet staan of komen. Het wordt een eigenaar toegestaan om een oplaadpunt voor een elektrische auto/motorvoertuig op de bij het appartement behorende parkeerplaats aan te brengen onder de volgende voorwaarden:

  • Alle hiermee gemoeid gaande kosten, zoals aanleg, onderhoud als het gebruik, etc. zijn voor de betreffende eigenaar.
  • Het esthetisch uiterlijk van het terrein/de parkeerplaats c.q. carport mag niet veranderen;
  • Het is niet toegestaan om buiten de parkeerplaats graafwerkzaamheden in de tuin of het rijgedeelte van de parkeerplaats te verrichten.
  • Het oplaadpunt moet een voorziening/functie hebben waardoor het stroomverbruik op eenvoudige, automatische wijze periodiek/maandelijks aan de VvE wordt betaald/overgemaakt.
  • Het oplaadpunt mag niet op een voor een andere eigenaar of eigenaars hinderlijke plek worden aangebracht.
  • Voordat met de aanleg kan worden begonnen, dient er een voorstel met tekening en overige informatie aan het bestuur ter goedkeuring worden voorgelegd.

 

8. Rondvraag en sluiting

  • Theo Kleinegris vraagt naar de mogelijkheid van het plaatsen van zonnepanelen. Dit staat in de notulen van april 2013. De investering levert te weinig op, gezien de levensduur van de zonnepanelen. Daarnaast krijgt de VvE geen subsidie. Daarbij kunnen bewoners van de hoger gelegen verdiepingen, gezien de hoek die ons gebouw heeft, last ondervinden van de schittering van de zon op deze panelen. Daarnaast zou de investering zich wellicht pas over 10-15 jaar terugverdienen, Het is dan ook aan te nemen dat er eigenaren zijn die hier niet in willen investeren, terwijl wel ieders toestemming is vereist.
  • Gerard Smelt vraagt of het bellentableau gereinigd kan worden. Piet zal vragen of dit met speciaal schoonmaakmiddel gereinigd kan worden. Het wordt niet standaard in de 2-wekelijkse schoonmaak meegenomen.
  • Gerard Smelt vraagt ook of de muren bij de liften meegenomen kunnen worden bij het schilderwerk. Deze zijn smoezelig. Dit geldt ook voor de muren bij de entree. Piet antwoord dat de muren begane grond in het programma 2014 zullen worden meegenomen
  • Hans van Wees vraagt of het hek bij de galerij weggehaald kan worden. Nu moet je omlopen. Piet geeft aan dat dit niet mogelijk is, het verandert de aanblik van terrein.
  • Piet vermeldt dat er binnen 6 weken een nieuwe ALV gehouden zal worden om de besluiten formeel te bekrachtigen. Deze ALV zal in de bestuurskamer gehouden worden.

 

De voorzitter sluit de vergadering om 22.40 uur.

Geef een reactie