Verslag Ledenvergadering
1. Opening, mededelingen, vaststellen aantal stemmen
1a. Opening en mededelingen
John Peeters opent de vergadering om 19.50 uur en heet de aanwezigen welkom.
Er is tijdens de vorige ledenvergadering afgesproken dat de namen en huisnummers van de nieuwe bewoners vermeld worden. Dit zijn:
Mw. G. Lübbe, Korianderstraat 104
Dhr. M. van den Berg, Korianderstraat 142
Mw. K. Black, Korianderstraat 146
Dhr. P. Bout, Korianderstraat 154
Dhr. F. van der Bijl, Korianderstraat 162
Mw. K. Benmessoud, Melissekade 353
1b. Benoemen van de voorzitter van de vergadering.
De leden stemmen in met het voorstel John Peeters te benoemen tot voorzitter van de vergadering.
1c. Stemmenaantal
Het aantal stemmen inclusief machtigingen is 25. Dit betekent dat er geen rechtsgeldige besluiten genomen kunnen worden vanwege een tekort aan stemmen (het minimum aantal stemmen is 31). Binnen 6 weken zal er een nieuwe Algemene Ledenvergadering (hierna ALV) georganiseerd worden, waarbij ongeacht het aantal aanwezige stemmen rechtsgeldige besluiten genomen kunnen worden.
De tijdens deze vergadering besproken onderwerpen en genomen besluiten zullen formeel worden bekrachtigd tijdens deze 2e Algemene Ledenvergadering. Dit is conform het modelreglement bij splitsing in appartementsrechten van 2 januari 1992.
1d. Vaststellen incassoprocedure en te nemen besluiten over vorderingen
Dit betreft een vast agendapunt bij elke ALV. De vergadering stemt in met de incassoprocedure. Dit zal formeel worden vastgesteld tijdens de 2e ALV.
M.b.t. de incassoprocedure merkt Henk Kwant op dat incassokosten van minimaal € 40,= niet of nauwelijks worden betaald. Hij vraagt hier meer aandacht voor.
De vergadering stemt in dat vorderingen niet worden omgeslagen over de andere eigenaren. Dit zal formeel worden vastgesteld tijdens de 2e ALV.
Er wordt voorgesteld om een aantal oude openstaande vorderingen af te boeken. Dit is nog een erfenis van de vorige beheerder. Het gaat om een bedrag van een paar honderd euro. Dit zal formeel worden vastgesteld tijdens de 2e ALV.
2. Vaststelling agenda
De agenda wordt vastgesteld
3. Notulen vorige algemene vergadering
3a. Vaststellen tekst notulen en ondertekening door de voorzitter
John neemt de notulen van 17 juni 2014 op hoofdlijnen door met de aanwezigen. De notulen worden zonder wijzigingen vastgesteld. De voorzitter zal de notulen ondertekenen.
3b. Actielijst
Ad 1) Balkonramen en balkonconstructie
Het uitvoeren van het onderhoud aan de balkonramen / balkonpui en het aanbrengen van de hoekprofielen is op 5 balkons na zo goed als afgerond. Piet licht toe dat met het plaatsen van de hoekprofielen de balkons niet waterdicht worden gemaakt. Bij veel balkons was er sprake van een grote naad tussen de bovenste rail en het beton. Naast het feit dat er daardoor regenwater verder het balkon op kan komen, is een grote naad esthetisch gezien niet fraai. Dit is door het plaatsen van een hoekprofiel aan het zicht onttrokken. Het regenwater zal echter niet volledig tegengehouden worden. Piet adviseert om de sleufgaten waar de bouten inzitten met een siliconenkit dicht te maken, waardoor het meeste regenwater zal worden tegengehouden.
4. Financiële zaken 2014
4a. Toelichting jaarrekening 2014
John vraagt voorafgaand of er vragen en/of opmerkingen zijn over de jaarrekening 2014 en geeft vervolgens een korte toelichting.
Martijn v.d. Berg vraagt of er een verzekering is voor de herwaardering van het appartementencomplex. De appartementen zouden 1 x in de 5 jaar opnieuw getaxeerd moeten worden. Piet licht toe dat dat nog niet nodig is omdat het complex 3 jaar geleden is getaxeerd bij de overgang naar een andere verzekeraar. Bij verandering van verzekeraar zal er waarschijnlijk getaxeerd moeten worden, maar dat is dan meestal gratis.. De herbouwwaarde ligt tussen de 12-13 miljoen euro.
Martijn v.d. Berg vraagt vervolgens waarom het elektraverbruik zo hoog is. Er branden veel lampen, ook ’s nachts. Hij vraagt of dat nodig is. Piet licht toe dat het hoge elektraverbruik veroorzaakt wordt door de liften en de dubbele (overbodige) hydrofoorpompen. Doordat deze beide pompen die bestemd waren voor het huishoudwater zijn verwijderd, zal het verbruik enigszins dalen. Daarnaast zal binnenkort de verlichting in de carports vervangen worden nieuwe armaturen met LED-tube, welke ook een lager stroomverbruik hebben.
Als laatste merkt Martijn v.d. Berg op dat de dotatie voorziening groot onderhoud niet aansluit met het meerjarenonderhoudsplan. John licht toe dat de grootte van het bedrag voorziening groot onderhoud direct invloed heeft op de maandelijkse bijdrage van de servicekosten. De hoogte van de voorziening groot onderhoud is een beetje koffiedik kijken. Er wordt een aanname gedaan wat er jaarlijks aan onderhoud moet worden besteed. Daarnaast kijken we ook naar de hoogte van de algemene reserve.
4b. Verklaring kascommissie
Lionel Wille en Hans van Wees hebben de financiële administratie van 2014 gecontroleerd en akkoord bevonden. John laat de verklaring van de kascommissie rond gaan.
4c. Vaststellen jaarrekening 2014 en dechargering bestuur
De vergadering stemt in met de jaarrekening 2014. Tijdens de volgende ALV zal de jaarrekening 2014 formeel worden vastgesteld en het bestuur worden gedechargeerd.
4d. Bestemming exploitatieresultaat
Het exploitatieresultaat is € 8.945,= positief. In de toelichting van de agenda staan een aantal opties vermeld voor de bestemming van het positieve exploitatieresultaat.
Theo Kleinegris vraagt of er een fietsenrek in de hoek onder het logeerappartement kan worden geplaatst. Piet vindt dit geen goed voorstel omdat fietsen dan worden gedumpt. De fietsen horen in de berging geplaatst te worden en niet op het parkeerterrein of op het balkon. Vorig jaar heeft hij briefjes geplaatst op fietsen die lang en mogelijk ongebruikt op de parkeerplaats stonden. De wildgroei aan fietsen op parkeerplaatsen neemt ondertussen weer toe.
De leden kunnen voorstellen indienen bij het bestuur (bestuur@deleidschelijn.nl). Piet stelt voor een deel van het positieve resultaat te besteden aan nieuwe kunstplanten en potten en schilderijen in de centrale hallen. Gaby Lübbe en Gerben van der Galiën zullen binnen 2 weken een voorstel indienen bij het bestuur voor nieuwe planten, inclusief pot en nieuwe schilderijen in de centrale hal. Het gaat om 5 centrale hallen.
John zal een voorstel rondsturen voor een zitje in de tuin.
5. Financiële zaken 2015
5a. Toelichting begroting 2015
John licht de begroting 2015 toe. De maandelijkse servicebijdrage is gebaseerd op de begroting 2014. De bijdrage is gelijk gebleven, de begroting 2015 is niet gewijzigd ten opzichte van 2014, met uitzondering van de posten elektraverbruik en schoonmaakkosten.
Theo Kleinegris vraagt of de tuinman een extra keer het blad kan opruimen omdat het gras hierdoor slecht wordt. Piet heeft de tuinman gevraagd het blad op te ruimen, het onkruid tussen de tegels te verwijderen en de bomen te snoeien.
5b. Vaststellen begroting 2015
De vergadering gaat akkoord met de begroting 2015. Tijdens de volgende ALV zal de begroting 2015 formeel worden vastgesteld.
5c. Benoeming kascommissie 2015
Lionel Wille is inmiddels verhuist en kan niet langer deel uit te maken van de kascommissie. Hans van Wees geeft aan geen deel meer uit te willen maken van de kascommissie. Hij merkt op dat het goed zal zijn om een andere eigenaar ook hiermee ervaring op te laten doen. Martijn v.d. Berg wil voor 2015 deel uitmaken van de kascommissie. Deze moet echter uit twee leden bestaan. Voor de volgende ALV zal gevraagd worden of iemand samen met Martijn de kascommissie 2015 wil doen.
6. Technisch beheer
6a. Dagelijks- en periodiek onderhoud
Piet zal binnenkort een rondje maken ter inventarisatie van schilderwerkzaamheden binnen. Als er op de etages zwarte vegen / vlekken op de muur zitten, vraagt Piet deze te melden aan het bestuur.
Piet krijgt niet of nauwelijks klachten over de schoonmaakwerkzaamheden. Hij controleert zelf regelmatig of de vloerbedekking en randen stofvrij / schoongemaakt zijn. Het schoonmaakrooster hangt in de centrale hal. Het schoonmaakbedrijf heeft 2,5 uur voor 2 personen voor het gehele complex.
6b. Meerjarenonderhoudsplan
Het meerjarenonderhoudsplan blijft vooralsnog gehandhaafd. De schilderswerkzaamheden zijn de grootste kostenpost.
Van lekkages wordt de oorzaak niet vergoed, de herstelwerkzaamheden (deels) wel.
Het trapje van de parkeerplaats naar de galerij van de Melissekade wordt bij regen / vocht erg glad. Piet zal een offerte aanvragen voor een antislip voorziening.
Joost Zwart vraagt of de fietsgoot dichter bij de armleuning of ook aan de andere kant van de trap geplaatst kan worden. Piet zal hiernaar kijken.
7. Toelichting gesprek met de wijkagent
Piet licht toe dat er 2 maanden geleden een gesprek met de wijkagent en een medewerker van de gemeente Utrecht over hangjongeren heeft plaatsgevonden. Daarnaast zijn er verbodsborden Algemene Plaatselijke Verordening (APV) opgehangen waardoor het voor de politie makkelijker wordt op te treden tegen de hangjongeren. De boete bij overtreding bedraagt 90 euro. Piet ervaart zelf minder overlast.
Daarnaast zal op de 1e 20 meter van de kadermuur van de Melissekade een stalen profiel op de muur worden geplaatst door de gemeente. Er wordt verwacht dat deze plek dan niet meer aantrekkelijk wordt om te gaan zitten. Er wordt gevraagd of dit profiel ook op de hoek van de Korianderstraat tegenover portiek 100-110 geplaatst kan worden. Piet zal dit nagaan bij de gemeente.
Een aantal maanden geleden zijn bij Piet ramen ingegooid nadat hij een aantal jongeren had aangesproken op overlast. De dader is opgepakt.
8. Rondvraag en sluiting
Mw. Black vraagt of er meerdere bewoners zijn die extra sleutels van de buiendeur naar de centrale hal willen hebben. De kosten om een extra sleutel te laten maken bedragen ongeveer 13-14 euro per sleutel. De administratiekosten bedragen echter 20 euro per sleutel. De bewoners worden gevraagd om in een email eventuele extra sleutels met het bijbehorende sleutelnummer aan het bestuur door te geven.
Gerben v.d. Galiën heeft een vraag over de liftstoring onlangs in het weekend. Boven hem woont iemand in een rolstoel en die is van de lift afhankelijk. Piet geeft aan dat de bewoners zelf een liftstoring door moeten geven aan het liftinstituut en vervolgens doorgeven aan het bestuur dat er een storing is, zoals aangegeven in een enige jaren geleden verspreide lijst met wat te doen bij storingen. Piet verzoekt bij een liftstoring NIET te vermelden dat het gaat om een stroomstoring, want dan brengt het liftinstituut extra kosten in rekening.
Piet heeft voor de rondvraag een email gekregen van Pim Bout. Hierin wordt gevraagd of er medebewoners zijn die belangstelling hebben om gezamenlijk de ontwikkelingen op energiebehoefte, zoals bijvoorbeeld zonnepanelen / energieopslag in accu’s nader uit te zoeken. Theo Kleinegris biedt aan met Pim Bout mee te denken over toekomstige oplossingen.
Het elektraverbruik bedraagt ongeveer 32.000 kW op jaarbasis voor het gehele complex.
Gaby Lübbe vindt de kleur groen van de kozijnen aan de tuinzijde niet mooi. Piet licht toe dat de kleurstelling is gekozen door de architect. Er zal toestemming gevraagd moeten worden aan bouw- en woningtoezicht en aan de architect om kleuradvies te vragen. Los van de kosten die hieraan verbonden zijn. Omdat er een 10-jarig onderhoudscontract is gesloten met het schildersbedrijf wordt er geen wijziging aangebracht m.b.t. de kleuren.
Mike Sensen heeft Piet gemaild met de vraag of de aankleding in de centrale hallen (planten en schilderijen) aangepast kunnen worden. Dit onderwerp is behandeld bij agendapunt 4d.
Theo Kleinegris heeft naar het Huishoudelijk Reglement gekeken, maar volgens Theo valt er weinig aan te wijzigen.
Henk Kwant voor wat de status is van de GSM-masten. Er waren 3 providers die een dergelijke antenne wilden plaatsen. De belangstelling is echter afgenomen, er zijn nog slechts 2 partijen over. Piet heeft het laatste half jaar niets meer vernomen en denkt dat de providers een andere locatie hebben gevonden..
De voorzitter sluit de vergadering om 22.05 uur.